Иллюстрированный самоучитель по OfficeXP


         

Упражнение 5. Размещение полей данных


Пришло время разместить поля источника данных в тексте главного документа.

Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее: Создание письма (Next: Write your letter) в области задач. Поместите курсор в первую строку документа и щелкните на команде Другие элементы (More Items). Откроется окно диалога Добавление поля слияния (Insert Merge Field), в котором содержится список полей источника данных, созданного в предыдущем упражнении.

 Выделите пункт Имя (FirstName) и щелкните на кнопке Вставить (Insert). Поле слияния появится в первой строке главного документа. Оно содержит специальный код, сообщающий программе Word, где следует размещать информацию из соответствующего ноля источника данных. Затем выберите пункт Фамилия (LastName) и снова щелкните на кнопке Вставить (Insert). Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть окно диалога Добавить поле слияния (Insert Merge Field).

 Введите пробел, чтобы отделить имя от фамилии.

 Нажмите клавишу Enter, откройте окно диалога Добавление поля слияния (Insert Merge Field) и выделите в списке пункт Адрес1 (Addressi).

 Снова нажмите Enter и выделите в том же списке пункт Индекс (PostalCode).

 Переместите курсор в конец слова Уважаемый и нажмите клавишу Пробел.

Выберите в списке Добавление поля слияния (Insert Merge Field) ноле Имя (First Name), нажмите клавишу Пробел и там же выберите поле Фамилия (LastName). Теперь главный документ должен выглядеть так, как показано на рис. 8.11.

Рис. 8.11.

Главный документ с полями слияния

При слиянии Word позволяет не только перебрать все записи источника данных, но и отобрать некоторые из них. Для этого можно воспользоваться

полями Word

или

запросом.

Список Добавить поле Word (Insert Word Field) панели инструментов Слияние (Merge Mail) позволяет добавлять в документ следующие поля, выполняющие отбор записей источника данных на основе определенных правил:

ASK (Запрос) и FILLIN (Заполнение) генерируют паузу в процессе печати слияния и дают возможность вводить дополнительный текст в каждый экземпляр документа, например индивидуальный номер клиента или пароль;




Содержание  Назад  Вперед