Иллюстрированный самоучитель по OfficeXP


         

Упражнение 4. Планирование совещания


Контакты, хранящиеся в Outlook, могут использоваться для рассылки приглашении на совещание. Для планирования совещаний Outlook предлагает специальный инструмент. Попробуйте воспользоваться им.

В панели ярлыков Outlook щелкните на значке Календарь.

Щелкните на кнопке Создать.

Раскройте вкладку Планирование (Scheduling).

Щелкните на кнопке Другие (Invite Others).

В списке Источник адресов открывшегося окна диалога (см. рис. 20.7) выберите пункт Контакты.

В списке доступных имен и ресурсов щелкните на строке Александр Петров (Эл.почта).

 Щелкните на кнопке Обязательный, чтобы указать на настоятельную необходимость присутствия этого человека на совещании.

Выделите строку Сергей Николаев (Эл. почта) и щелкните на кнопке Необязательный (Optional).

Затем щелкните на кнопке ОК.

На вкладке Планирование, показанной на рис. 20.9, наряду с вашим именем появятся имена приглашенных. Бланк занятости по времени показывает, что в промежутке от 14:00 до 14:30 вы отсутствуете в офисе, интервал 11:00-11:30 занят, а с 15:00 до 15:30 вы тоже, видимо, не сможете присутствовать на совещании (все указанные встречи и время обеденного перерыва были настроены на предыдущем занятии). Вертикальная белая полоса с зеленым и красным краями предлагает интервал времени, который, по мнению Outlook, подходит для назначения совещания.

Примечание

Если Outlook имеет доступ (например, через локальную сеть) к расписаниям людей, приглашаемых на совещание, в окне планирования совещания появятся отметки занятых интервалов времени для этих людей. В такой ситуации вам было бы достаточно щелкнуть на кнопке Автовыбор (AutoPick), чтобы программа Outlook нашла для совещания время, устраивающее вас и всех приглашенных.

 Чтобы назначить начало совещания на 13:00, щелкните мышью в бланке занятости вблизи этого числа.

С помощью раскрывающегося списка Конец собрания (Meeting End Time) выберите время окончания совещания 15:00.

Рис. 20.9.

Планирование совещания

Разверните вкладку Встреча (Appointment). В поле Тема введите текст Совещание, который будет добавлен в одноименное поле электронных сообщении. В поле, расположенное в нижней части этой вкладки, введите необходимые пояснения.

Щелкните на кнопке Отправить. Outlook автоматически прочтет адреса приглашенных из папки Контакты, сгенерирует сообщения и при первой возможности отправит их по электронной почте.

Закройте окно встречи без сохранения введенных данных.




Содержание  Назад  Вперед